Od 1 lutego 2026 r. w Polsce obowiązuje obligatoryjne fakturowanie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) dla większej części przedsiębiorców. W praktyce oznacza to, że większość faktur VAT powinna być wystawiana elektronicznie przez KSeF.
Pojawiły się jednak pytania: czy nabywca traci prawo do odliczenia VAT, jeśli otrzyma fakturę zakupową wystawioną poza KSeF (np. z powodu błędu kontrahenta, awarii systemu lub braku dostosowania technicznego)?
Dobra wiadomość jest taka, że Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdza: samo wystawienie faktury poza KSeF nie pozbawia prawa do odliczenia VAT, jeśli spełnione są pozostałe warunki ustawowe.
W interpretacji indywidualnej z 2 stycznia 2026 r. organy podatkowe uznały, że:
prawo do odliczenia VAT naliczonego wynika z art. 86 ust. 1 lub art. 86 ust. 8 ustawy o VAT,
warunkiem odliczenia jest, aby faktura potwierdzała rzeczywiste zdarzenie gospodarcze związane z działalnością opodatkowaną,
faktura nieznajdująca się w KSeF nie jest wymieniona w art. 88 ustawy o VAT jako przesłanka negatywna pozbawiająca prawa do odliczenia.
Czyli – nawet jeśli kontrahent wystawi fakturę poza KSeF wbrew obowiązkowi, to nabywca nadal może odliczyć VAT z takiego dokumentu pod warunkiem, że faktura spełnia wszystkie pozostałe ustawowe wymogi.
Obowiązek KSeF od 2026 r.
Większość przedsiębiorców musi od 1 lutego 2026 r. wystawiać faktury przez KSeF – system, który ujednolica i centralizuje fakturowanie VAT w Polsce.
Nabywca nie odpowiada za błędy wystawcy
Podatnik nabywający towary lub usługi nie ma obowiązku weryfikacji, czy dostawca był zobowiązany do korzystania z KSeF ani czy tego obowiązku dochował. Naruszenia w tym zakresie dotyczą wyłącznie wystawcy faktury.
Odliczenie VAT zależy od przesłanek ustawowych
Prawo do odliczenia VAT zależy od:
statusu czynnego podatnika VAT,
związku zakupów z działalnością opodatkowaną,
dokumentowania transakcji fakturą spełniającą wymogi ustawy o VAT,
braku negatywnych przesłanek z art. 88 ustawy o VAT.
Faktura poza KSeF nie blokuje odliczenia VAT
Błąd kontrahenta lub zastosowanie starszej formy faktury nie odbiera nabywcy prawa do odliczenia VAT, o ile dokument rzeczywiście odzwierciedla transakcję i spełnia pozostałe wymogi podatkowe.
Warto mieć świadomość, że samo wystawienie faktury poza KSeF nie odbiera prawa do odliczenia VAT – ale są sytuacje, w których problem formalny faktury może jednak skutkować brakiem odliczenia. Przykładowo:
brak danych wymaganych ustawą o VAT (np. NIP nabywcy),
faktura nie odzwierciedla rzeczywistej transakcji,
dokument formalnie nie spełnia wymogów dowodu księgowego.
Jako nabywca VAT możesz skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego nawet wtedy, gdy otrzymasz fakturę od kontrahenta, który nie wystawił jej przez KSeF – pod warunkiem, że:
jesteś czynnym podatnikiem VAT,
zakupione towary lub usługi są związane z Twoją działalnością opodatkowaną,
faktura spełnia ustawowe wymogi formalne i materialne.
Obowiązkowy KSeF nie pozbawia nabywców prawa do odliczenia VAT, jeśli faktura została wystawiona poza KSeF.
Organ podatkowy potwierdza, że faktura taka nadal może stanowić podstawę do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z ustawy o VAT.
Ryzyka formalne dotyczą głównie wystawcy faktury, a nie nabywcy.
W ASKING Biuro Rachunkowe w Bytomiu:
analizujemy, czy otrzymane faktury spełniają wszystkie warunki odliczenia VAT,
doradzamy, jak postępować w sytuacjach, gdy kontrahent popełnił formalny błąd,
pomagamy minimalizować ryzyka podatkowe związane z KSeF.
Skontaktuj się z „ASKING” Biuro Rachunkowe sp. z o.o., jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje rozliczenia VAT są zgodne z przepisami i zoptymalizowane pod kątem podatkowym.